Contar con un business intelligence en tu empresa es un elemento clave para mejorar la capacidad de toma de decisiones. Pero ¿a quién deberías darle las lleves tu BI dentro de tu empresa? ¿Todos los empleados necesitan acceder?
Bueno, podemos empezar diciendo que un acceso libre sin ningún tipo de gobierno opacará los beneficios del BI en la empresa. Así que tener una estrategia de gobierno de datos adecuada resulta clave para sacar el máximo provecho.
Te compartiremos algunas recomendaciones que debes tener en cuenta a la hora de determinar quién debe tener acceso al BI.
Primero estructura adecuadamente la información de tu empresa.
Con una definición clara de los datos con los que trabajará tu compañía será más fácil establecer el grado de acceso que deben tener cada uno de los empleados de tu empresa. Vamos a verlo con un ejemplo, si tu empresa tiene un equipo de ventas organizado por países, regiones, ciudades, etc. Puedes agrupar los datos siguiendo esa organización y proporcionar el acceso correspondiente a cada miembro del equipo. De esta manera, el vendedor con menor rango solamente podrá acceder a los datos de sus ventas y quien tenga más zonas a su cargo, tendrá más privilegios de acceso.
Piensa en hacer el trabajo de tus empleados más eficiente
Evalúa las funciones de cada empleado y consulta cómo las está llevando a cabo actualmente. Pregúntate si puedes facilitar el acceso a la información que necesita para desarrollar sus funciones. Esto te permitirá detectar oportunidades para ofrecer el acceso adecuado a las personas necesarias en menos tiempo. Un BI que ofrece información de valor a los usuarios se convierte en un elemento indispensable en el trabajo que redunda en mayor eficiencia en los tiempos de respuesta.
Estos son algunos ejemplos de la información a la necesita acceso cada rol:
Alta dirección: Necesita informes consolidados para tomar decisiones estratégicas. Con la navegación piramidal de BI4Web, puede ir desde el aspecto global hasta el nivel de detalle requerido para entender lo que está pasando en la empresa.
Gerentes de área o líderes de proceso: Necesitan acceder a datos específicos para gestionar equipos y proyectos. Puedes facilitar el trabajo dando acceso no solo a las áreas que lideran sino a información de otras áreas de la empresa que impacten en su gestión. Siempre con una estrategia de gobernabilidad clara para que terminen llenos de datos que no necesitan.
Analistas de datos: Tienen la labor de hacer análisis más específicos, así que su acceso deberá estar limitado al área de análisis a la que pertenecen.
Sigue el principio de mínimo privilegio
Este principio establece que es fundamental que cada persona, aplicación o sistema tenga estrictamente los permisos y accesos necesarios para desarrollar sus funciones. Un ejemplo sencillo, sería que, si el objetivo del rol es analizar las ventas, no hace falta que tenga acceso a los datos de recursos humanos.
Garantiza que los datos confidenciales y sensibles estén protegidos
Además de asegurarse de que cada uno vea la información que le corresponde en función de su rol, debes tener en cuenta hay datos que por su confidencialidad o sensibilidad deben tener una protección adicional.
Algunos ejemplos de información confidencial pueden ser los datos financieros, datos de clientes importantes o informes de recursos humanos.
Controla el nivel de acceso
No es lo mismo poder visualizar, que modificar o borrar datos. Así que es imprescindible que cada rol tenga el nivel de acceso que corresponda a su grado de responsabilidad dentro de la empresa. Estos son algunos ejemplos de los niveles de acceso que un usuario puede necesitar:
A. Solo lectura
Permite a los empleados ver los datos sin poder hacer modificaciones. Ideal para aquellos que necesitan tomar decisiones basadas en datos, pero no deben alterar la información
B. Creación de análisis o informes
Este tipo de acceso permite la creación de paneles de control y visualizaciones de datos.
C. Acceso total o administrativo
Estos usuarios pueden configurar el sistema, gestionar permisos y realizar tareas críticas para el mantenimiento del BI.
Elige un BI que te facilite hacer todo lo anterior
Con BI4Web podrás facilitar de manera segura el acceso a los datos que tus empleados necesitan. Solicita una prueba gratuita y comprueba cómo puedes empezar a tomar decisiones basadas en datos con seguridad.