Para comenzar, es importante definir qué es la gobernanza de datos. Una de las definiciones más extendidas dice que es una estructura plan de trabajo en el que se especifica qué personas de la organización tienen la autoridad para controlar los datos y de qué manera pueden ser usados. Dicho sistema involucra a las personas, procesos y tecnologías necesarias para administrar y proteger los datos a lo largo de su ciclo de vida.
Por su parte, el Data Governance Institute la define como: “Un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para procesos relacionados con información, ejecutado siguiendo los modelos acordados, los cuales describen quien puede tomar qué acciones, con qué información, cuándo, bajo qué circunstancias y usando qué métodos.”
Es una parte muy importante dentro de la estrategia de data management o administración de datos, ya que define los roles dentro de cada organización y el marco de acción que tiene cada uno. De manera que la administración de datos no se quede en definiciones individuales, sino que cada uno de los responsables tengan claridad sobre las acciones que procuren la recolección, administración, seguridad y almacenamiento de los datos.
¿Qué hacer entonces para tener una estrategia de datos y una gobernanza de datos exitosas?
Existen algunos pasos que constituyen un estándar para dicha misión, que incluyen desde la definición de los colaboradores que desempeñarán cada rol hasta la jerarquía que tendrán los roles entre sí. En los siguientes puntos podrá encontrar consejos que le ayudarán a tener éxito al seguir dichos pasos.
- Haga partícipes a sus colaboradores
Promueva la participación de sus colabores en la creación, implementación y seguimiento de la política de gobernanza de datos; de esta manera mantendrá en niveles adecuados el interés y la confianza de su equipo de trabajo. Sobre todo porque son dos de los elementos que se pueden perder fácilmente si el equipo no desarrolla un sentido de pertenencia y lo percibe como algo ajeno a su labor. Lo que puede resultar en malas prácticas o no seguimiento de los lineamientos establecidos. - Sea consciente de su carácter de mejora continua
De la mano con el punto anterior, la gobernanza de datos requiere que la organización y sus colaboradores sean conscientes de que los procesos pueden modificarse con el objetivo de ser más eficientes o ajustarse a normativas como la GDPR (Reglamento general de protección de datos), por mencionar algunos ejemplos. Por lo tanto, una actitud de apertura al cambio puede resultar bastante provechosa para que el equipo pueda hacer los cambios necesarios en el momento adecuado. - Construya un glosario
Es muy importante que todos en la organización hablen el mismo idioma, es por eso que es crucial que exista consenso en lo que significan cada uno de los elementos que hacen parte del ecosistema de datos, por ejemplo, ¿las ventas incluyen únicamente aquellas que han sido facturadas o no? De esta manera no habrá versiones diferentes de la información y habrá la alineación corporativa necesaria para que todo sea más eficiente.
Igualmente es importante que dicho glosario sea socializado y tenido en cuenta por parte de todas las personas del equipo o equipos que interactúen con los datos. - Defina de manera clara los roles y las reglas
Esto ayuda a que las decisiones se puedan tomar de manera más expedita, pero debe ir acompañado de mecanismos que fomenten la resolución de diferencias de manera exitosa. Un ejemplo práctico, es definir qué personas se encargan de administrar qué datos y cuáles son los criterios de la organización para la administración de dichos datos. - Elija herramientas y soluciones que estén alineadas con su visón de gobernanza de datos
La gobernanza de datos es más un programa empresarial de mejora continua que una tecnología, por lo que antes de hacer inversiones en diferentes opciones de software especializado en gobernanza de datos, es importante tener eso en mente. De esta manera, todas las compras de software estarán alineadas con la estrategia de gobernanza de datos. Cabe resaltar que las soluciones de business intelligence, no son la excepción y elegir propuestas que velen por el cuidado de la integridad de los datos y la optimización de los procesos, aportará grandes beneficios a los mismos.
Un ejemplo de cómo un business intelligence puede estar alineado con buenas prácticas de gobernanza de datos, es que cuente con centralización de la definición de los datos, es decir que en su sistema de roles y permisos, brinde opciones que minimicen o eliminen el riesgo de generar versiones distintas de un mismo dato, tal y como lo hace BI4Web.
Teniendo en cuenta estos consejos, podrá revisar si en su organización se están omitiendo algunos de ellos, hacer los correctivos necesarios y disfrutar de los beneficios de una gobernanza de datos de éxito. Permitiéndole a las organizaciones estar preparadas para llevar a cabo la monetización de los datos.
