La gestión de proyectos tiene la misión de llevar a cabo las actividades planificadas en el tiempo adecuado y respetando el presupuesto asignado. Existen diferentes metodologías que pueden ayudar a los gestores de proyectos a cumplir con este objetivo. Sin embargo, un punto central es la capacidad de tomar decisiones informadas y es ahí donde las herramientas de business intelligence pueden mejorar enormemente las probabilidades de éxito. Algunas de las ventajas de incorporar la analítica de datos a la gestión de proyectos son las siguientes:
Centralización de la información
El acceso a la información es el punto de partida para tomar decisiones basadas en datos. Al trabajar con herramientas de business intelligence, podrás consultar en un solo lugar toda la información relacionada con tu proyecto sin importar que provenga de diferentes fuentes de datos. Esto te permite ahorrar tiempo y tener una visión completa de la información necesaria para la toma de decisiones. Adicionalmente te ayuda a acceder a datos confiables, que no están duplicados en varios lugares y con revisiones que garantizan la calidad de los datos.
Optimización de recursos
Sin importar la naturaleza del proyecto, la optimización de los recursos asignados es mucho más fácil si puedes analizar la evolución de cada actividad del proyecto al nivel de detalle que necesites. La visualización jerarquizada de los datos te puede ayudar a encontrar la causa o causas asociadas al bajo rendimiento o reducción de la eficiencia. Si por ejemplo notas una reducción en un KPI importante, podrás analizar las métricas que componen el KPI con la ayuda de las representaciones gráficas para identificar el origen. Igualmente, te puede ayudar a identificar aquellos factores que contribuyen al éxito de tu proyecto. Esto es vital ya que te puede ayudar a construir una metodología de trabajo que responda a las necesidades de tu empresa o lugar donde estés desarrollando el proyecto.
Mitigación de los riesgos
De manera complementaria a la optimización, la identificación y mitigación de los riesgos contribuye a mejorar significativamente la tasa de éxito de los proyectos. Gracias a las representaciones gráficas, el equipo de trabajo podrá identificar riesgos como los gastos que impactan de manera negativa la ejecución del presupuesto o el uso de adicional de horas de trabajo para una actividad que impacte el cronograma general. Es así como podrás dirigir tus acciones a aquellas áreas que generan mayor impacto, haciendo un uso más eficiente de tu tiempo, y no a pequeñas decisiones que no apuntan a atender los riesgos de mayor impacto.
Conocimiento para futuros proyectos
Los insights generados por medio de la analítica predictiva te pueden ayudar a planificar mejor los proyectos que se vayan generando a tu empresa. Gracias a la identificación de tendencias y características propias de cada proyecto puedes crear planes con una tasa de éxito cada vez mayor. Esta mayor tasa de éxito se basa en que la mayor exactitud a la que llega la analítica predictiva con volúmenes de datos más grandes. Si quieres conocer más ventajas de la analítica predictiva, lee nuestro artículo: Retos y oportunidades de trabajar con grandes volúmenes de datos.
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