Elegir una herramienta de business intelligence es una parte fundamental en la creación y mantenimiento de una cultura de datos en las empresas. Es por eso que en este artículo te compartimos los puntos claves a tener en cuenta para que no te ahogues en el mar de opciones que puedes encontrar en el mercado actual.
- Crea una estrategia de administración de datos
Una herramienta de clase mundial sin una estrategia de data management adecuada, derivará en un desaprovechamiento de sus capacidades y en el sinsabor de haber hecho una inversión importante que no cumplió con las expectativas. Es por eso que este es un paso que no debe tomarse a la ligera.
¿Y en qué ayuda tener clara la estrategia? El principal motivo es que te ayudará a tener tus necesidades de data management bien identificadas, por lo que te resultará más fácil saber qué herramientas las cubren mejor. De otra manera, sería como ir a hacer la compra sin escribir la lista.
Otro punto importante en este aspecto es tener visión de futuro, es decir que exista una hoja de ruta con las previsiones de evolución de las necesidades planteadas. Así lograrás hacer una elección que no se queda corta con el paso del tiempo.
2. Evalúa las herramientas que hay en el mercado
Una vez cubierto el paso número 1, te recomendamos hacer una evaluación de las necesidades que debes cubrir y cuál herramienta logra cubrirlas de manera más eficiente. Para hacerlo te sugerimos jerarquizar las necesidades funcionales y tener en cuenta los siguientes aspectos. Esto te facilitará la construcción de un criterio bien estructurado para tomar la decisión final y elegir la herramienta de business intelligence que más se ajuste a tus necesidades.
Orígenes de datos
Los datos son la materia prima para que el BI funcione correctamente, es por eso que una herramienta que brinde mayor flexibilidad a la hora de conectarse a un mayor número de orígenes de datos, siempre va a ganar puntos. Ten en cuenta tanto los orígenes de datos actuales como las que se agregarán al ecosistema digital.
Consulta en tiempo real
La capacidad de acceder a la información en tiempo real hace toda la diferencia cuando las decisiones no pueden ser tomadas con información histórica. Por ejemplo, cuando se debe monitorear en tiempo real, las ventas del día o la cantidad de paros de las máquinas en una planta de producción.
Compatibilidad con el perfil de usuario
Evalúa el tipo de usuarios que usarán la herramienta, teniendo en cuenta aspectos como el nivel de experiencia que tienen, el tipo de consumo de datos y los dispositivos que usarían para hacer dicho consumo. Esta revisión es útil para filtrar aquellas herramientas que no tienen un nivel de complejidad que se corresponda con la madurez de los usuarios en cultura de datos. De esta manera podrás elegir una herramienta de business intelligence que sea bien recibida por los usuarios.
Opciones de representación
Un amplio catálogo de representaciones gráficas ofrece a los usuarios, mayores posibilidades de hacer descubrimientos en los datos. Una herramienta de business intelligence con un buen catálogo gráfico, ayudará a los usuarios sin importar el tipo de datos con los que estén trabajando.
El beneficio radica en que cada tipo de representación gráfica proporciona un punto de vista diferenciador que aporta a la visión global de los datos.
Opciones de acceso para los usuarios
Las herramientas de BI actuales suelen ofrecen acceso por medio de navegadores web o por medio de aplicaciones específicas para móvil u ordenador.
En general, el acceso por medio de un navegador web presenta ventajas como la de poder acceder a la información desde una mayor variedad de dispositivos. Por ejemplo, desde una PDA o smarthpone para ver datos tiempo real en casos en los que llevar el ordenador no sea una opción.
En el caso de las herramientas que únicamente ofrecen acceso por medio de apps, limitan el acceso a la información como hemos mencionado anteriormente. Por eso contar con acceso desde la web es un escenario preferible.
Seguridad
No todos los datos deben ser visualizados por todos los miembros de la organización. Es por eso que asignar la capacidad de visualizar datos en función del rol de cada usuario, es un aspecto fundamental. Evaluar las funcionalidades y garantías que entreguen las herramientas en este aspecto también es relevante para su adecuado funcionamiento.
Algunas herramientas incluso dejan toda la carga de la privacidad a enlaces largos y complejos, pero que en caso de ser identificadas podrían suponer un error de seguridad y una filtración de la información al público general. Por lo que es preferible elegir las que protegen con un usuario y contraseña la información tratada en el BI y permiten su visualización solo a usuarios autorizados.
Escalabilidad
Teniendo en cuenta que la tendencia e intención de los negocios es crecer, es muy importante que la herramienta seleccionada cuente con todo lo necesario para adaptarse a las necesidades que se van generando en la empresa a medida que va creciendo. Una herramienta que carezca de esta característica se quedará corta con el paso del tiempo y podrá implicar que sea necesario mudar toda la operación del business intelligence a una nueva herramienta.
Este aspecto es mayoritariamente funcional, pero tiene una arista a la que se le debe prestar atención desde el principio y es el coste que supone crecer la herramienta en términos de capacidad, funcionalidades y cantidad de usuarios. Esto se ve reflejado en el modelo de licenciamiento por lo que tenerlo claro, te puede ayudar a saber si tendrás la capacidad económica para hacer frente a dichos costes.
Licenciamiento
Dando continuidad al punto anterior, es preferible que el modelo de licenciamiento cuente con estas dos características fundamentales:
- Transparencia: Es decir, que no tenga costes ocultos que planteen costes bajos que no garantizan las funcionalidades mínimas que las empresas necesitan.
- Adaptabilidad: ¿cuenta con los escalados necesarios para crecer con tu empresa? ¿O te obliga a dar saltos en número de usuarios o costes que no se ajustan a tus necesidades? ¿Ofrece opciones on-premise y en cloud? ¿Ofrece la opción de adquirirse a perpetuidad? Respondiendo a estas preguntas, podrás perfilar mejor la adaptabilidad.
3. Realiza una evaluación periódica
Si ya cuentas con una herramienta de BI en tu empresa, define un tiempo para evaluarla con los puntos anteriores y así sabrás si es momento de revisar nuevamente en el mercado. Una opción que cuenta con gran flexibilidad para cubrir las necesidades de business intelligence de cualquier tipo de empresa u organización, es BI4Web. Infórmate y descubre por qué puede ser tu próxima mejor decisión en business intelligence.
